Has vendido todas las entradas. El evento está en el horizonte. Y entre tú y tus compradores hay un silencio que no debería existir. No saben cómo llegar. No saben si hay aparcamiento. No saben qué pasa si cambia algo en el programa. Y tú no tienes una forma sencilla de decírselo a todos a la vez.
La comunicación con los asistentes es uno de los aspectos más descuidados del negocio de eventos. No porque los promotores no quieran comunicarse, sino porque muchas plataformas de ticketing no incluyen herramientas reales para hacerlo. Te dan un formulario de venta de entradas, no una herramienta de gestión de relación con el asistente.
Por qué la comunicación con asistentes importa más de lo que parece
Un asistente bien informado llega puntual, tiene expectativas realistas y disfruta más del evento. Un asistente mal informado llega tarde, se frustra en la entrada o no aparece. Los datos son claros al respecto.
40%
de reducción en el tiempo de espera en acceso cuando el promotor envía información práctica detallada a los asistentes 24 horas antes del evento. Menos colas, mejor experiencia, mejor valoración del evento.
Datos operativos sector eventos España 2023
La mensajería a asistentes tiene tres momentos clave:
Antes del evento
Recordatorio de fecha y hora, cómo llegar, qué llevar, qué no se permite, programa del día, información de aparcamiento. Reducción directa del no-show y de las llegadas tarde.
Durante el evento
Cambios de última hora en el programa, alertas de aforo en zonas específicas, información de servicios en el recinto. Comunicación en tiempo real que mejora la experiencia in situ.
Después del evento
Encuesta de satisfacción, acceso anticipado para el siguiente evento, fotos del evento, contenido exclusivo post-evento. Construcción de comunidad y fidelización de audiencia.
Qué herramientas necesitas para comunicarte con tus asistentes
Mensajería directa desde el panel de evento
Enviar un mensaje a todos los compradores de un evento debería ser tan sencillo como redactar un email y hacer clic. Sin exportar listas, sin copiar emails, sin herramientas externas obligatorias.
Segmentación por tipo de entrada
No todos los asistentes necesitan el mismo mensaje. Los compradores de VIP tienen información diferente a los de entrada general. Los de abono de festival necesitan información distinta a los de entrada de día.
Programación de envíos
Poder programar el recordatorio de 7 días con antelación y el de 24 horas justo cuando configuras el evento, sin tener que acordarte de enviarlo el día antes. La automatización aquí es clave.
Integración con Mailchimp u otras herramientas
Si ya tienes una lista de correo en Mailchimp, la plataforma debería poder sincronizar automáticamente los nuevos compradores a esa lista para que sigan recibiendo tu newsletter.
Mensajería posterior al evento: el punto que todos olvidan
El email de «gracias por venir» es la comunicación más infrautilizada del sector de eventos. La mayoría no la envían. Y los que la envían, la mandan como un mensaje genérico que no aporta valor.
Tip operativo
El mensaje post-evento tiene una tasa de apertura un 40% más alta que los mensajes previos. El asistente ha vivido la experiencia y está receptivo. Ese es el momento para preguntarle qué mejoraría, ofrecerle acceso anticipado al próximo evento, o compartir el contenido (fotos, vídeos) que ha generado la edición. Aprovéchalo.
En Klapper, la mensajería directa a compradores está integrada en el panel de gestión de cada evento. Puedes enviar mensajes a todos los compradores, segmentar por tipo de entrada, programar envíos automáticos y sincronizar con Mailchimp. Para ver cómo funciona la solución completa para promotores, incluyendo la comunicación con asistentes, puedes acceder al detalle en la web.
Si organizas eventos en sala con programación recurrente, la mensajería segmentada por evento es especialmente útil porque te permite mantener informado a cada segmento de tu audiencia sin bombardear a todos con todo. La solución para salas y clubs tiene esto en cuenta.
Comunícate con tus asistentes en el momento que importa
Mensajería directa, segmentada y programada integrada en tu panel de evento. Sin herramientas externas, sin fricciones.