Falten tres dies per al concert. Has venut totes les entrades. I ara mateix, la meitat dels teus assistents no han descarregat l’entrada al wallet, no saben a quina hora obren les portes i tampoc saben on aparcar.
El dia de l’event et començaran a arribar missatges per Instagram. Alguns trucaran al telèfon que vas posar a la web fa sis mesos. Uns quants apareixeran a porta sense el QR descarregat, amb el mòbil sense bateria.
Això no és un problema dels teus assistents. És un problema de comunicació que té solució abans que passi. En aquest post: què és la missatgeria automàtica als assistents, com funciona a Klapper, quan usar-la i quins missatges marquen la diferència entre una entrada sense friccions i un caos a porta.
Assistents desinformats a porta
Sense comunicació prèvia, els dubtes s’acumulen el dia de l’event. Cua lenta, preguntes repetides, mala experiència des del primer moment.
Recordatoris manuals que no escalen
Enviar recordatoris un per un, copiar emails d’un full de càlcul o usar un BCC massiu no és gestió: és apagar focs a mà.
Sense segmentació per tipus d’entrada
L’accés VIP necessita informació diferent al general. Enviar el mateix missatge a tothom és perdre una oportunitat de comunicació que suma.
Què és la missatgeria als assistents i què no és
La missatgeria als assistents és la capacitat d’enviar comunicacions directes —per correu electrònic— a les persones que ja tenen una entrada del teu event, segmentades pel tipus d’entrada que van comprar o l’event al qual assisteixen.
No és una newsletter genèrica. No és un enviament massiu a tota la teva base de dades. És un missatge que arriba a la persona correcta, amb la informació que necessita, en el moment adequat abans de l’event.
La diferència pràctica: si tens un festival amb accés VIP, zona general i abonaments de dos dies, pots enviar un recordatori d’accés específic a cada grup sense tocar els altres. El que té abonament rep informació sobre els dos dies. El VIP rep els detalls de la seva zona. El general no rep soroll innecessari. Això és el que fa que la comunicació funcioni i que l’assistent arribi informat.
Com funciona la missatgeria a Klapper
Des del panell de gestió de Klapper, el promotor pot accedir a la llista d’assistents de cada event i enviar missatges directament des de la plataforma, sense necessitat d’exportar dades ni usar eines externes.
El sistema permet filtrar per tipus d’entrada abans d’enviar: pots escollir comunicar-te només amb els compradors d’una modalitat concreta o amb tots els assistents de l’event alhora. El missatge s’envia per correu electrònic amb la identitat visual de la teva marca, no la de Klapper.
Accedeix a l’event des del panell
Entra a la fitxa de l’event des del teu dashboard. La llista d’assistents és disponible en temps real des del moment en què es ven la primera entrada.
Selecciona el segment al qual vols escriure
Filtra per tipus d’entrada: tots els assistents, els d’una modalitat concreta o un grup específic. El missatge arriba només a qui tu tries.
Redacta el missatge i envia
Escriu l’assumpte i el cos del missatge des del panell. Sense sortir de Klapper, sense copiar llistes en altres eines. L’enviament és immediat.
L’assistent rep el correu amb la teva marca
El missatge arriba amb la identitat del promotor. L’assistent sap que ve de tu, no d’una plataforma genèrica. La relació és teva, no de Klapper.
Quan té sentit usar-la: els tres missatges que canvien el dia de l’event
No es tracta d’enviar molts missatges. Es tracta d’enviar els correctes en els moments que redueixen més la fricció. Hi ha tres moments crítics abans de qualsevol event presencial on la comunicació directa amb l’assistent fa una diferència mesurable.
Tip operatiu
Segmenta la missatgeria abans de l’event, no el dia de
Si esperes el dia de l’event per comunicar-te amb els teus assistents, arribes tard. Envia tres missatges clau: un a 7 dies (recordatori + informació pràctica del recinte), un a 48h (accés ràpid, aparcament, com afegir l’entrada al wallet), un a 2h (informació d’última hora, horaris, accessos oberts). Assistents millor informats significa menys consultes a porta i millor experiència des de la cua.
7 dies
abans: recordatori amb informació pràctica del recinte i com arribar-hi
48 h
abans: instruccions d’accés, aparcament i com afegir l’entrada al wallet
2 h
abans: novetats d’última hora, horari exacte i accessos oberts
Quins resultats esperar
L’impacte més immediat és operatiu: menys consultes a porta, validació més ràpida i cues més curtes. Quan l’assistent arriba sabent exactament què ha de fer —QR descarregat, accés clar, horari confirmat—, l’equip de porta pot treballar al ritme que necessita l’event.
El segon impacte és de percepció. L’assistent que rep comunicació proactiva abans de l’event arriba amb una predisposició millor. Ha tingut contacte amb la teva marca abans d’entrar. Això afecta com valora l’experiència global de l’event, encara que no sempre en sigui conscient.
El tercer impacte és de dades: cada enviament et dona informació sobre la teva audiència. Saps qui obre, qui fa clic a l’enllaç de l’entrada i qui no interacciona. Aquesta informació, acumulada event rere event, forma part de la teva base de dades d’audiència pròpia — quelcom que cap plataforma genèrica et dona.
Quants assistents del teu últim event van arribar a porta sense saber l’horari exacte d’obertura o sense l’entrada descarregada al mòbil?
Missatgeria vs newsletter: no és el mateix
Klapper té integració nativa amb Mailchimp per a la gestió de la newsletter. Però la missatgeria als assistents és una capa diferent, amb un propòsit distint.
Newsletter (Mailchimp)
Comunicació de marca, programació i novetats
Va a tota la teva base de subscriptors. Pot incloure gent que mai ha comprat una entrada d’aquest event concret. El seu objectiu és mantenir el vincle amb la teva audiència àmplia i anunciar noves dates.
Missatgeria als assistents (Klapper)
Comunicació operativa per a qui ja té entrada
Va exclusivament als compradors d’aquell event. Està segmentada per tipus d’entrada. El seu objectiu és informar, reduir la fricció a l’accés i millorar l’experiència el dia de l’event.
Usades de forma complementària, les dues capes construeixen una relació amb la teva audiència que va més enllà de l’event puntual. L’assistent rep allò rellevant en cada moment, sense soroll i amb la teva marca present en cada contacte.
Abans del proper event, verifica això
Checklist de comunicació prèvia a l’event
Tens programat un missatge per a 7 dies abans de l’event amb informació pràctica del recinte?
El missatge de 48h inclou instruccions per afegir l’entrada al wallet i l’accés sense paper?
Els assistents VIP reben informació diferent dels de zona general?
El correu surt amb la teva marca com a remitent, no amb el nom d’una plataforma genèrica?
Les dades de contacte dels teus assistents són teves i pots usar-les per al proper event?
Estàs mesurant quants assistents obren els teus missatges previs per ajustar l’estratègia de comunicació?
Preguntes freqüents sobre missatgeria als assistents
He d’exportar les dades dels assistents per enviar els missatges?
No. Des del panell de Klapper pots enviar els missatges directament sense exportar res. Les dades dels compradors estan al teu compte i pots usar-les des de la mateixa plataforma on gestiones l’event.
Puc enviar missatges als assistents de diversos events alhora?
La missatgeria està organitzada per event. Pots enviar a tots els assistents d’un event concret o filtrar per tipus d’entrada dins d’aquell event. Si tens diversos events actius, gestiones la comunicació de cadascun de forma independent.
L’assistent veurà que el correu ve de Klapper?
No. El correu s’envia amb la identitat del promotor. L’assistent el rep com si vengués directament de tu, no d’una plataforma. La relació amb la teva audiència és teva.
En què es diferencia això d’enviar un correu amb Mailchimp?
Mailchimp és útil per a la newsletter general de la teva marca. La missatgeria de Klapper està connectada directament als compradors d’un event concret, sense necessitat d’importar llistes ni sincronitzar bases de dades. És comunicació operativa integrada en la gestió de l’event.